Faturação Eletrónica na Administração Pública 2025

Com a publicação do Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28 de dezembro, alterado pelo Decreto-Lei n.º 14-A/2020, de 7 de abril, e pelo mais recente Decreto-Lei n.º 54/2023, de 14 de julho, foram definidos novos critérios e novos prazos para a implementação da faturação eletrónica na Administração Pública.

A emissão de faturas eletrónicas na Administração Pública, está prestes a tornar-se uma realidade efetiva e obrigatória em 2025, para todos os fornecedores da administração pública (enquanto entidades cocontratantes) que estabeleçam contratos com o estado, incluindo autarquias locais e outras entidades públicas.

É a partir de 1 de janeiro de 2025, que as faturas enviadas em formato PDF por via eletrónica passarão a ter, obrigatoriamente, uma Assinatura Digital Qualificada, para que possam ser consideradas legalmente faturas eletrónicas, tendo as entidades públicas, até ao dia 31 de dezembro de 2024, para atualizarem os seus sistemas eletrónicos e as suas assinaturas digitais.

Uma assinatura digital com classificação única que garanta uma autenticidade e integridade das faturas, e que contribua para a desmaterialização, automatização dos processos administrativos da entidade e para uma sustentabilidade ambiental.

Mas afinal, o que é e para que serve a Faturação Eletrónica?  

A fatura eletrónica é uma fatura muito semelhante a uma fatura tradicional utilizada nos nossos dias, é uma fatura que é “emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico estruturado que permite o seu processamento automático e eletrónico” (n.º 1, artigo 2.º, da Diretiva n.º 2014/55/UE do Parlamento Europeu e do Conselho, de 16 de abril de 2014, relativa à faturação eletrónica nos contratos públicos).

Em termos da legislação europeia, não é suficiente enviar por e-mail a um cliente uma fatura em PDF para que esta seja considerada uma fatura eletrónica. A faturação eletrónica exige que os dados sejam criados com uma estrutura correta e, depois disso, que seja enviada automaticamente do sistema do fornecedor para o da entidade pública, sem necessidade de inserção manual. Contudo, e para que uma fatura enviada em formato digital seja aceite como fatura eletrónica, o seu conteúdo deve ser autenticado através do selo eletrónico qualificado ou através da assinatura digital qualificada.

Vantagens da Faturação Eletrónica: 

• Redução do consumo de papel
• Redução dos custos e das burocracias nas organizações
• Maior fiabilidade e transparência nos processos de faturação
• Combate à fraude fiscal
• Otimização processual do ciclo da despesa e do ciclo da receita
• Agilização do relacionamento existente entre as entidades públicas, e destas com os agentes económicos
• Aumenta a segurança do documento garantindo a integridade do mesmo.

A Implementação da faturação eletrónica no sistema da Administração Pública 

Passar de um sistema tradicional de faturas para a nova fatura eletrónica é muito simples, requerendo apenas o investimento num software de gestão ou de faturação eletrónica, que permita emitir a fatura eletronicamente com a devida Assinatura Digital Qualificada, obtida através do portal da Autoridade Tributária.

O processo de implementação é e será gerido na plataforma de receção de faturas previstas pela Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. (eSPap, IP), também conhecida como Portal FE-AP (Fatura Eletrónica na Administração Pública).

A eSPap, IP é a entidade que coordena a implementação da faturação eletrónica competindo-lhe a emissão de requisitos técnicos e funcionais que suportam a mesma, estes que por sua vez, devem ser eficazes na utilização da plataforma de faturação eletrónica, a fim de possibilitar uma solução gratuita e otimizada para receção, emissão, processamento e recebimento das faturas eletrónicas, subjacentes à relação comercial estabelecida entre entidades públicas e fornecedores, e atingir o controlo e a monitorização de todas as etapas do processo de qualquer entidade pública.

Caso pretenda uma análise mais detalhada, no sentido de implementar as alterações necessárias para a conformidade legal da Faturação Eletrónica, contacte-nos AQUI  ou visite o nosso site do Balcão Express!